Автоматизируем бизнес-процесс "Внешнеторговые поставки"

Это решение для предприятий, выполняющих заказы на изготовление, комплектацию и доставку оборудования, работающих с несколькими сотнями постоянных заказчиков и стремящихся расширить их круг путем рассылки рекламных материалов и целевых коммерческих предложений. Для выполнения заказов предприятия делают закупки у зарубежных поставщиков и ведут активную многоязычную коммерческую переписку.

Особенностями данного решения являются:

многоязычный интерфейс;
поддержка названий товаров, клиентов и поставщиков на русском, немецком и английском языках;
мультивалютная калькуляция;
поддержка для каждого типа документов трёх различных шаблонов;
определение условий поставки в терминах ИНКОТЕРМС;
автоматическое формирование контракта купли-продажи на трёх языках в зависимости от заданных условий поставки и оплаты.

Автоматизируются операции по привлечению клиентов, обработке запросов, составлению предложений, контрактов, счетов, товарно-транспортных накладных, извещений, заказов поставщикам и грузоперевозчикам, заявок на таможенную очистку.

Графоэлементы бизнес-модели

Краткий регламент работ

Инициирующее событие	Результат действия	Статус документа	Получатель
Менеджер
Обращение Клиента	Зарегистрировал Запрос, получил исходные данные для подготовки Коммерческого Предложения.	Запрос ПРИНЯТ
Запрос: ПРИНЯТ	Создал коммерческое предложение, включающее предварительную калькуляцию сделки, условия поставки и оплаты и направил Клиенту	Предложение: СДЕЛАНО	Клиент
Клиент отклонил условия сделки	Выяснил и зафиксировал причину отказа Клиента.	Предложение ОТКАЗ
Клиент внес изменения в условия сделки	Рассмотрел пожелания Клиента, отредактировал Предложение и снова направил его Клиенту	Предложение ПРАВКА
Клиент принял условия сделки	Зафиксировал согласие Клиента с Предложением.	Предложение ПРИНЯТО
Клиент принял условия сделки	Создал Контракт.	Контракт ОФОРМЛЕН	Логист
Директор: Контракт ОТМЕНА	Выяснил и зафиксировал причину отмены Контракта.
Директор: Контракт УТВЕРЖДЕН	Создал Счет на авансовый платёж по Контракту и отправил его Клиенту.	Счет АВАНС К ОПЛАТЕ	Бухгалтер
Бухгалтер: Счет АВАНС ОПЛАЧЕН	Проверил правильность оплаты, инициировал выполнения Контракта.	Контракт АВАНС ОПЛАЧЕН	Логист
Логист: Контракт ПОСТАВЛЕН	Оформил Извещение о готовности к доставке и направил его Клиенту.	Извещение ОТПРАВЛЕНО	Клиент
Логист: Контракт ПОСТАВЛЕН	Создал Счет на окончательный расчет по Контракту и отправил его Клиенту.	Счет К ОПЛАТЕ	Клиент
Бухгалтер: Счет ОПЛАЧЕН	Оформил Товарно-транспортную накладную и направил ее Клиенту.	ТТ Накладная ОФОРМЛЕНА	Клиент
ТТ накладная подписана Клиентом	Проверил взаиморасчеты с Клиентом по Контракту.	Контракт ЗАКРЫТ
Логист
Логист: Контракт ОФОРМЛЕН	Проверил возможность поставки на заданных условиях. При необходимости согласовал с Поставщиком.	Контракт СОГЛАСОВАН	Директор
Бухгалтер: Контракт: АВАНС ОПЛАЧЕН	Сформировал и отправил Заказ Поставщику на поставку оборудования и материалов по Контракту.	Заказ поставщику: ЗАКАЗАН	Поставщик
Заказ поставщику: ПОДТВЕРЖДЕН	Согласовал с Поставщиком условия поставки. Получил инвойс от Поставщика, направил его Директору на утверждение.	Заказ поставщику: ПОДТВЕРЖДЁН	Директор
Бухгалтер: Заказ поставщику ОПЛАЧЕН	Создал и отправил Заказ перевозчику (Экспедитору)	Заявка перевозчику: ОТПРАВЛЕНА
Перевозчик подтвердил Заявку	Согласовал с Перевозчиком условия транспортировки.	Заявка перевозчику ПОДТВЕРЖДЕНА
Заявка перевозчику ПОДТВЕРЖДЕНА	Получил счет на оплату услуг Перевозчика и передал его для оплаты Бухгалтеру.	Заявка перевозчику К ОПЛАТЕ	Бухгалтер
Бухгалтер: Заявка перевозчику К ОПЛАТЕ	Зафиксировал отгрузку заказа Поставщиком. Проверил получение груза Перевозчиком	Заказ поставщику В ПУТИ
Бухгалтер: Заказ поставщику ОПЛАЧЕН	Создал и отправил Заказ на таможенную очистку.	Заявка на таможню ОФОРМЛЕНА	Таможенный агент
Получил счет на оплату услуг по растаможиванию	Получил и передал Бухгалтеру счёт на оплату услуг по растаможиванию.	Заявка на таможню ОФОРМЛЕНА	Бухгалтер
Бухгалтер: Заявка на таможню ОПЛАЧЕНА.	Зафиксировал доставку груза на пункт таможенной очистки	Заявка на таможню В РАБОТЕ
Получены документы о таможенной очистке груза.	Зафиксировал получение груза.	Заявка на таможню: ВЫПОЛНЕНА
		Заказ поставщику ПОСТАВЛЕН
		Контракт ПОСТАВЛЕН	Менеджер
Директор
Логист: Контракт СОГЛАСОВАН	Остановил работу по Контракту. Документ возвратил на доработку.	Контракт: ОТМЕНА	Менеджер
Логист: Контракт СОГЛАСОВАН	Принял решение о заключении Контракта.	Контракт: УТВЕРЖДЁН	Менеджер
Логист: Заказ поставщику ПОДТВЕРЖДЁН	Разрешил оплату Инвойса Поставщика.	Заказ поставщику: К ОПЛАТЕ	Бухгалтер
Логист: Заказ поставщику ПОДТВЕРЖДЁН	Отказ от оплаты Инвойса Поставщика.	Заказ поставщику: ОТМЕНА	Логист
Бухгалтер
Менеджер: Счет АВАНС К ОПЛАТЕ Клиент оплатил аванс	Зарегистрировал входящий Платёж в связке со Счетом.	Платеж АВАНС ПРИНЯТ Счет АВАНС ОПЛАЧЕН	Менеджер
Директор: Заказ поставщику К ОПЛАТЕ	Произвёл оплату Инвойса Поставщика.	Заказ поставщику ОПЛАЧЕН	Поставщик, Логист
Логист: Заявка перевозчику К ОПЛАТЕ	Произвёл оплату счета Перевозчика.	Заявка перевозчику ОПЛАЧЕН	Экспедитор, Логист
Логист: Заявка на таможню К ОПЛАТЕ	Произвёл оплату счета Таможенного агента	Заявка на таможню ОПЛАЧЕНА	Таможня, Логист
Менеджер: Счет К ОПЛАТЕ Клиент оплатил Счет по Контракту	Зарегистрировал входящий Платёж в связке со Счетом.	Платеж ПРИНЯТ Счет ОПЛАЧЕН	Менеджер
Платеж ПРИНЯТ	Оформил и отправил Клиенту Счёт-фактуру.	Счёт-фактура ОТПРАВЛЕНА	Клиент

Одинаковых бизнес-процессов даже в одной сфере бизнеса быть не может. Предлагаемое решение послужило основой для создания системы управления бизнес-процессом в компаниях:

и других.