Автоматизируем бизнес-процесс "Полиграфические услуги"

Это решение разработано для предприятий, оказывающих полиграфические услуги. Как правило, такие предприятия включают в себя отдел продаж, отдел допечатной подготовки, печатное производство и отдел послепечатной обработки. Цена заказа складывается из стоимостей технологических операций и материалов.

В основном бизнес-процессе задействованы:

Менеджеры по продажам – регистрируют запросы и данные для подготовки коммерческих предложений, создают и отправляют Клиентам коммерческие предложения с предварительной калькуляцией заказов, выставляют счета и контролируют взаиморасчёты, оформляют, согласовывают и отслеживают ход выполнения заказов, извещают Клиентов об их готовности, оформляют наряды на доставку и товарно-транспортные накладные.
Руководитель отдела PrePress – принимает от Клиента исходные материалы и организует выполнение операций допечатной подготовки;
Заведующий производством – принимает от руководителя отдела PrePress оригигнал-макет, организует и контролирует печать заказов;
Руководитель отдела PostPress – принимает от зав.производством отпечатанный заказ, организует и контролирует выполнение послепечатной обработки заказа;
Бухгалтер – фиксирует входящие платежи и выписывает счета-фактуры для выполненных заказов.

Автоматизируются операции по составлению и обработке запросов, предложений, заказов, счётов, нарядов, товарных накладных и счетов-фактур.

Особенностями данного решения являются зависимость стоимости каждой операции от тиража, расчёт времени загрузки печатных машин в зависимости от их производительности и количества приладок, расчет веса бумаги в зависимости от формата тиража и ряд других.

Графоэлементы бизнес-модели

Краткий регламент работ

Инициирующее событие	Результат действия	Статус документа	Получатель
Менеджер
Получил запрос Клиента	Зафиксировал Запрос и данные для подготовки коммерческого Предложения.	Запрос ПРИНЯТ
Запрос ПРИНЯТ	На основании Запроса создал и отправил Клиенту Предложение, включающее предварительную калькуляцию Заказа.	Предложение СДЕЛАНО	Клиент
Клиент отказался от Предложения.	Зафиксировал причину отказа в резюме документа.	Предложение ОТКАЗ
Клиент высказал свои пожелания	Отредактировал Предложение с учетом возникших пожеланий Клиента.	Предложение ПРАВКА
Клиент согласен с Предложением	Зафиксировал согласие Клиента	Предложение ПРИНЯТО
Предложение: ПРИНЯТО	На основании Предложения создал Заказ и направил его на согласование руководителям отделов допечатной подготовки и печати.	Заказ СОГЛАСОВАНИЕ	Зав. Prepress, Зав. Производством
Зав. Prepress: Заказ ДИЗАЙН УТВЕРЖДЁН	Оформил Счет на выполнение Заказа. В калькуляции Счёта поставил отметку "Сборка", создал Счёт и отправил его Клиенту.	Счёт К ОПЛАТЕ	Бухгалтер
Бухгалтер: Счёт ОПЛАЧЕН	Принял решение о начале работ по выполнению Заказа.	Заказ В РАБОТУ	Зав. Prepress
Зав. Производством, Зав. PostPress: ЗАКАЗ ВЫПОЛНЕН	Проверил взаиморасчёты, известил Клиента о готовности Заказа и сроках доставки. Создал Наряд на доставку.	Наряд на доставку СОГЛАСОВАН
Зав. Производством, Зав. PostPress: ЗАКАЗ ВЫПОЛНЕН	Создал Товарно-транспортную накладную и вместе с Нарядом на доставку передал экспедитору.	Товарная накладная ОФОРМЛЕНА / Заказ СДАН / Операция «Продан»
Заказ доставлен Клиенту.	Проверил подпись Клиента на Товарной накладной.	Товарная накладная ПОДПИСАНА	Бухгалтер
Заказ доставлен Клиенту.	Проверил подпись Клиента на Товарной накладной.	Наряд на доставку ВЫПОЛНЕН
Зав. PrePress
Менеджер: Заказ СОГЛАСОВАНИЕ	Получил от Клиента исходные материалы и утвердил дизайн Заказа.	Заказ ДИЗАЙН УТВЕРЖДЁН	Менеджер
Менеджер: Заказ В РАБОТУ	Принял заказ в работу.	Заказ ПРИНЯЛ PrePress
Допечатная подготовка завершена.	Передал материалы в печатное производство.	Заказ ГОТОВ PrePress	Зав. производством
Зав. производством
Менеджер: Заказ: СОГЛАСОВАНИЕ	Ознакомился с предстоящей работой	ОК
Зав. Prepress: Заказ: ГОТОВ PrePress	Принял Заказ в производство.	Заказ ПРИНЯЛ Press
Печать Заказа завершена	Передал Заказ в отдел PostPress.	Заказ ГОТОВ Pres	Зав. PostPress
Зав. PostPress
Зав. производством: Заказ ГОТОВ PresS	Принял Заказ на послепечатную обработку.	Заказ ПРИНЯЛ PostPress
Послепечатная обработка завершена	Подготовил заказ к отгрузке.	Заказ ВЫПОЛНЕН	Менеджер
Бухгалтер
Поступил платёж от Клиента	Оформил Платеж в связке со Счетом.	Платеж ПРИНЯТ / Счёт ОПЛАЧЕН	Менеджер
Менеджер: Товарная накладная ПОДПИСАНА	Создал Счет-фактуру и отправил ее Клиенту.	Счет-фактура ОТПРАВЛЕНА	Клиент

Одинаковых бизнес-процессов даже в одной сфере бизнеса быть не может. Это решение послужило основой для создания системы управления бизнес-процессом в компаниях:

и других.